Organisation von GBIF-D und Antragsverfahren

Das folgende Dokument ist das Ergebnis einer Besprechung zwischen dem Projektträger (P. Bergweiler, L. Quintern) und dem deutschen GBIF Fachdelegierten (W. Berendsohn) als vorläufigem Vertreter der Koordinationsgruppe am 28.8.2001 in Bonn. Es beruht einerseits auf den im Protokoll der Vorbesprechung 2 vom 25.6.01 niedergelegten Festlegungen (siehe http://www.gbif.de/Vorbesprechung2.htm), die in der Sitzung der Koordinationsgruppe in Frankfurt am 28.7. 01 in Frankfurt weiter ausformuliert wurden, andererseits auf vom Projektträger jetzt konkret gemachten Vorgaben. 
Organisation von GBIF-D
GBIF-D besteht aus 8 fachlich definierten Knoten (siehe http://www.gbif.de).
Die aus den Repräsentanten der Knoten bestehende sog. Koordinationsgruppe sorgt für die fachliche Repräsentation von GBIF-D und sorgt im Rahmen der geschaffenen Möglichkeiten für eine Gesamtkoordination der Knoten. 
Die Koordinationsgruppe bestimmt eine Person als Sprecher, wobei es wünschenswert ist, dass diese auch vom BMBF mit der Wahrnehmung der Funktion des deutschen Fachdelegierten im GBIF Governing Board beauftragt wird. 
Antragsverfahren 
Das Verfahren gliedert sich in die folgenden Schritte: 
1. Ein bis zum 30. September 2001 vorzulegender Rahmenantrag dient als allgemeine Einleitung und als inhaltlicher Bezugsrahmen. 
2. Die Einreichung von insgesamt 8 formlosen Voranträgen mit abgestimmten Skizzen der Einzelprojekte wird bis Ende des Jahres 2001 erwartet. 
3. Es folgt eine fachliche Bewertung der Knotenanträge, wobei Einzelprojekte gestrichen oder zurückgestellt, bzw. ihre Modifikation eingefordert werden kann. 
4. Ein schnelles Feedback an den Knotenkoordinator soll zu einer entsprechenden Änderung der Antragsbeschreibung führen, im Falle von Modifikationen selbstverständlich unter Rücksprache mit dem jeweiligen Auftragnehmer, die dann in einen zu stellenden formalen Antrag (d.h. unter Benutzung der Antragsformulare und unter Einhaltung des Einreichungsverfahrens etc.) mündet. 
5. Zeigt die Überprüfung durch den Projektträger die Erfüllung der aus der Bewertung resultierenden Änderungsforderungen, wird die Zuwendung zur Durchführung des Vorhabens im Rahmen der zur Verfügung stehenden Mittel an die den Einzelantrag stellende Knoteninstitution bewilligt, die wiederum Unteraufträge vergibt.
Details zum Rahmenantrag
Der bis zum 30. September vorzulegende Rahmenantrag besteht aus den folgenden Teilen: 
(i) Einleitende Kurzdarstellung von GBIF in seiner historischen Entwicklung und derzeitigen Form.
(ii) Darstellung der sich aus der deutschen Teilnahme ergebenden Anforderungen an das deutsche Knotensystem und der Nutzungsmöglichkeiten im nationalen Rahmen.
(iii) Einer auf dem Dokument der Koordinationsgruppe beruhende Liste der Themenbereiche.
Der Rahmenantrag hat einerseits den Zweck, den Einzelanträgen die einleitenden Passi zu ersparen, andererseits dient er als inhaltliches Bezugssystem für die Einzelprojekte, die sich auf einen oder mehrere der gelisteten Themenbereiche beziehen müssen.  
Details zu den Voranträge
Die 8 Knoten stellen jeweils einen Einzelantrag, die Knotenkoordinatoren koordinieren die Antragstellung in Hinsicht auf die Einzelprojekte der jeweiligen Auftragnehmer sowie den am Knoten selbst durchzuführenden Projekten und für eine gewisse inhaltliche Kohärenz des gesamten Projekts. 
Die Knotenkoordinatoren haben vereinbart, dass die Anträge der einzelnen Knoten die Summe von 1 Mio. DM p.a. keinesfalls überschreiten sollen (das BMBF hatte bei einer Projektlaufzeit von 3 Jahren mit Vorbehalten ein Gesamtfinanzierungsvolumen von 3-5 Mio DM p.a. in Aussicht gestellt). 
Die Voranträge bestehen jeweils aus den folgenden Teilen:
(i) Einleitung und Einordnung der Einzelprojekte in die Funktion des GBIF-Knotens. Hier sollte auch eine Darstellung des Nutzens im nationalen Rahmen erfolgen.
(ii) Eine organigrammartige graphische Darstellung der Organisationsstruktur des Knotens. Die einzelnen “Kästchen” (Unteraufträge mit ihren Kosten) sollen in ihrer organisatorischen Abhängigkeit dargestellt werden. Das Diagramm soll von einer sehr kurzen textuellen Beschreibung der einzelnen “Kästchen” begleitet werden. 
(iii) Projektskizze (max. 3 Seiten) der Knotenorganisation; hier sind die Kosten für die Einbindung der im Rahmen der Auftragsvergabe erstellten Datensysteme in das Netz des Knotens, für regelmäßige Treffen der Koordinationsgruppe, für Workshops innerhalb der Knoten und für verwaltungstechnische Koordinationsaufgaben und die Mittelabwicklung anzusiedeln. Die Knotenkoordinatoren haben vereinbart, dass für die letzten beiden Aufgaben 2 Sachbearbeitungsstellen verteilt auf die 8 Antragsteller vorzusehen sind. Die konkrete Verteilung sollte sich an der Anzahl der Auftragnehmer orientieren, muss aber bereits im Vorantrag nach Knoten getrennt eingebracht werden.
(iv) Projektskizzen (max. je 2 Seiten) der Einzelprojekte, die im Rahmen von Auftragsvergaben des Knotens abgewickelt werden sollen, einschließlich der Aufschlüsselung der Gesamtkosten des Einzelprojekts. Die Skizzen müssen sich auf einen oder mehrere der im Rahmenantrag definierten Themenbereiche beziehen.
Weitere Vorgaben 
Alle Skizzen sollten das Thema der Nachhaltigkeit der zu schaffenden Strukturen mit berücksichtigen.
Die Anträge und Skizzen werden in deutscher Sprache abgefasst. 
Die Datenzugangssysteme müssen in Englisch gehalten sein, daneben kann auch ein deutschsprachiger Zugang geschaffen werden. Es wird erwartet, dass die im Rahmen von GBIF-D geschaffenen Portale zumindest in ihrer obersten Ebene über das Layout als zusammengehörig erkannt werden können.

W. Berendsohn, 31. Aug. 2001