-- Was kann Specify?

Dateneingabe und Formularanpassung

Specify soll durch seine individuell gestaltbare Oberfläche eine schnelle Eingabe des vorhandenen Datenmaterials ermöglichen. Alle Eingabeformulare lassen sich an die Ansprüche und Gewohnheiten der nutzenden Institution anpassen. Nicht benötigte Datenfelder können ausgeblendet, zusätzliche Felder hinzugefügt werden. Auch der Inhalt von Auswahllisten kann größtenteils frei bestimmt werden.
Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, sämtliche Felder und Formulare umzubenennen, damit die Beschriftungen der sammlungseigenen Terminologie entsprechen. Es lassen sich außerdem sieben verschiedene Datumsformate nutzen, auch bezüglich der Eingabeformate von Längen- und Breitengraden bestehen Wahlmöglichkeiten. 

Datenabfrage

Auf sämtliche Felder der Eingabeformulare kann über ein spezielles Filterfenster zugegriffen werden. Die Datenfelder werden im Filterfenster in hierarchischer Baumstruktur angezeigt, aus der eine beliebige Auswahl, egal ob einfach oder komplex, getroffen werden kann. Für die ausgewählten Felder lassen sich anschließend Abfragekriterien und Sortierreihenfolgen festlegen. Auf diese Weise ist es möglich, nahezu jede denkbare Datenkombination zusammenzustellen und auszugeben.

Berichte und Etiketten

Specify verfügt über ein integriertes Programm zur Erstellung von Berichten und Etiketten (RAVE Report Designer, weitere Informationen und Demo-Version unter www.nevrona.com). Der Berichtdesigner erlaubt eine flexible Gestaltung von Labels, Katalogseiten, Leihscheinen etc., auch Bar Codes und Logos können integriert werden. Alternativ dazu lassen sich alle Abfrageergebnisse als Access .mdb-Datei oder Textfile exportieren. Die entsprechenden Dateien können dann als Datengrundlage für Seriendrucke o. ä. dienen.

ITIS-/Alexandria Digital Library-Zugriff

Specify bildet taxonomische Daten in einer hierarchischen Baumstruktur ab. Taxonomische Bäume können im ITIS-Format in die Datenbank importiert werden und dienen dann als Hintergrunddaten für die Eingabe tatsächlicher Sammlungsbelege (Einordung der Belege in ihren taxonomischen Zusammenhang, Vermeidung von Rechtschreibfehlern).
Es gilt als Grundsatz: nicht alle Taxa im Baum müssen für real existierende Sammlungsbelege stehen, jedem Sammlungsbeleg wird jedoch ein Taxon der Baumstruktur zugewiesen.

Das Specify-Team bietet die individuelle Erstellung von taxonomischen Bäumen als Supportservice an. Über die Benutzeroberfläche von Specify kann außerdem direkt auf den ITIS-Server zugegriffen werden. Alternativ dazu besteht die Möglichkeit zur eigenständigen Erstellung von Authority Files über die entsprechenden Dateneingabeformulare.  

Um die korrekte Eingabe von geographischen Daten zu überprüfen, wurde eine Zugriffsmöglichkeit auf die Gazetteer-Website der Alexandria Digital Library in Specify integriert.

Web Access

Das Specify-Softwarepaket enthält außerdem eine flexibel gestaltbare Web-Interface Komponente. Das Web-Interface ermöglicht Online-Zugriff auf ausgewählte Specify-Datenbanken mittels festgelegter Abfrageoptionen. Auch eine Nutzungsanalyse durch Verfolgung getätigter Abfragen ist möglich.